Comprendre la prévoyance entreprise en dix notions clés

La mise en place d’un contrat de prévoyance collective est une étape importante dans la vie d’une entreprise. Du choix des  garanties jusqu’à la souscription des bénéficiaires du régime, vous aurez toutes les clés en main pour permettre à vos collaborateurs de bénéficier d’un contrat de prévoyance optimal.

1. Qu’est-ce que la prévoyance collective en entreprise ?

La « prévoyance collective » en entreprise désigne les dispositifs collectifs d’assurance mis en place par l’employeur au profit de ses salariés afin de leur permettre d’être couverts en complément de la Sécurité sociale en cas d’arrêt de travail, d’invalidité, ou de décès.

Le régime de prévoyance « frais de santé » désigne la complémentaire santé souscrite dans le cadre de la loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l'emploi, ou loi ANI. Il couvre tout ou partie des frais de santé restants à la charge des assurés après remboursement par l’Assurance Maladie obligatoire. En référence aux sociétés mutualistes, le terme « mutuelle d’entreprise » est passé dans le langage courant pour désigner ce type de couverture.

2. Quels sont les avantages de la prévoyance pour les salariés ?

La prévoyance collective apporte une sécurité indispensable au salarié et à sa famille, notamment pour les risques les plus importants ou graves que sont le décès ou l’invalidité.

Elle peut s’adresser à tous les salariés, et ce quel que soit leur revenu, la durée et la nature de leur contrat de travail, leur âge ou leur état de santé. Le régime de prévoyance instauré par l’employeur peut aussi cibler uniquement certaines catégories objectives de salariés.

La dimension collective du contrat  permet de diminuer le coût de cette protection sociale complémentaire. Les garanties des contrats collectifs sont souvent supérieures, à cotisations égales, à celles des contrats souscrits individuellement.

Par ailleurs, une partie de la cotisation est en général prise en charge par l’employeur, c’est donc un avantage en termes de rémunération pour les collaborateurs. La part des cotisations qui demeure à la charge du salarié peut être déductible de l’impôt sur le revenu.

L’entreprise se charge de toutes les formalités, et assure le suivi du contrat. Le salarié n’a pas de prospection ni de démarches à effectuer.

3. Quels sont les avantages de la prévoyance pour les employeurs ?

La prévoyance collective permet de soutenir le salarié et sa famille en cas d’accident ou de sinistre important. C’est leur assurer un soutien dans des moments difficiles sans risque de précarité en cas de perte de salaire consécutive à un arrêt prolongé ou un décès. Vous offrez donc un véritable bénéfice à vos salariés et à leur entourage, dans un cadre fiscal et social avantageux.

La mise en place d’un tel dispositif peut aussi être l’occasion de réunir et fédérer les représentants du personnel, ou l’ensemble des effectifs, autour d’un projet porteur et positif. La prévoyance en entreprise est en effet un outil de dialogue social.

Proposer un contrat de prévoyance collectif, c’est fidéliser vos salariés et attirer de nouveaux talents en les protégeant et en les accompagnant dans les moments de vie difficiles.

4. Comment mettre en place une prévoyance en entreprise ?

Le régime de prévoyance peut être mis en place selon 3 procédures différentes :

  • Accord collectif ou convention collective ;
  • Décision unilatérale de l’employeur (DUE) ;
  • Référendum d’entreprise.

Quel que soit le mode d’instauration retenu, l’employeur doit apporter la preuve du respect du formalisme à l’URSSAF en cas de contrôle.

L’accord collectif

Une prévoyance peut être instaurée par une convention collective ou accord collectif au niveau de la branche professionnelle, par un accord d’entreprise ou par un accord d’établissement.

Des conventions collectives ou des accords collectifs au niveau de la branche contiennent des dispositions négociées par les partenaires sociaux concernant les garanties ou les taux de cotisation du régime prévoyance.

Ces dernières constituent un socle de garanties qui s’impose à toute entreprise relevant de la branche d’activité, dès lors que l’arrêté d’extension pris par l’Etat est publié au journal officiel.

Si la Convention ou l’accord de branche n’est pas étendu, seules les entreprises de la branche concernée ayant adhéré à un syndicat patronal signataire de l’accord auront pour obligation d'appliquer l'accord.

Les branches professionnelles peuvent désigner ou recommander un ou plusieurs organismes assureurs. L’entreprise garde le choix ou non de rejoindre l’organisme recommandé.

Vérifiez donc les dispositions prévues par votre branche !

En l’absence de disposition relative à la prévoyance au niveau de la branche, un accord collectif d’entreprise ou d’établissement peut être négocié avec les partenaires sociaux. Une copie de cet accord doit être adressée à la Direction Régionale des Entreprises de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRRECTE). Le récépissé du dépôt doit être conservé.

La décision Unilatérale de l'Employeur (DUE)

L’employeur peut décider seul de la mise en place des garanties de prévoyance collective : dans ce cas il doit adopter une décision unilatérale (DUE).

Les salariés doivent être informés individuellement par écrit :

  • Du détail des garanties ;
  • Du taux de participation et des taux de cotisation ;
  • Du choix de l’organisme retenu.

La DUE doit être complète, au même titre qu’un accord collectif ou un référendum. La DUE est un acte juridique et doit contenir toutes les clauses obligatoires prévues par le code de la Sécurité sociale et aucune des clauses prohibées.

Le référendum

La mise en place d’un dispositif de prévoyance par référendum suppose qu’un projet d’accord élaboré par l’employeur est soumis à un vote des salariés par voix de scrutin. Le projet d’accord doit être adopté à la majorité des électeurs inscrits (et non des seuls électeurs votants).

Les salariés doivent être informés du contenu du dispositif dans les mêmes conditions que lorsque le régime est mis en place par décision unilatérale.

5. Quelles catégories de personnels sont concernés ?

L’employeur peut choisir la ou les catégories de salariés qu’il souhaite assurer : les critères de détermination de ces catégories sont limitativement fixés par le Code de la sécurité sociale.

Les salariés appartenant à une catégorie objective couverte par le régime doivent adhérer au contrat de prévoyance mis en place. Les garanties sont identiques pour les salariés d’une même catégorie.

La contribution de l’employeur est fixée à un taux ou un montant uniforme, pour l’ensemble des salariés ou pour tous les collaborateurs d’une même catégorie.

6. Quelles sont les prévoyances obligatoires pour toutes les entreprises ?

Des mécanismes de prévoyance sont obligatoires et s’appliquent à l’ensemble des employeurs du secteur privé :

  • La prévoyance des cadres et assimilés cadres ;
  • La couverture complémentaire santé collective (loi ANI) ;
  • Le versement d’indemnités journalières en cas d’arrêt de travail ;
  • La portabilité des droits après cessation du contrat de travail.

Les régimes de prévoyance fixés par un accord collectif s’ajoutent pour certaines entreprises à ces régimes et dispositifs obligatoires.

La prévoyance des cadres et assimilés cadres

La prévoyance pour les salariés cadres et assimilés cadres est obligatoire.

L’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 17 novembre 2017 reprend les dispositions de la convention collective Nationale des cadres de 1947 (ex- CCN AGIRC), et impose à l’employeur de verser une cotisation à sa charge exclusive égale à 1.50% de la Tranche 1 (anciennement Tranche A) du salaire au bénéfice de ses salariés cadres et assimilés.

Plus de la moitié de cette cotisation, soit au minimum 0.76% de la T1 doit couvrir le risque décès (capital ou une rente pour les ayants droit du défunt ou tout autre bénéficiaire désigné par le salarié).

Si l’employeur n’a pas souscrit de garantie décès pour ses salariés cadres et assimilés, il devra verser aux ayants droit du salarié, en cas de décès, un capital correspondant à 3 fois le plafond annuel de la sécurité sociale (PASS). A titre d’exemple, pour l’année 2020, le risque porte sur une somme de 123 408 €.

Il est possible de faire bénéficier des mêmes garanties l’ensemble du personnel (équité des salariés). Il faut cependant respecter a minima les obligations définies pour les cadres et assimilés cadres.

À noter : Depuis le 01/01/2019 les tranches de rémunération ont été harmonisées : désormais on parle de tranche T1 et T2 (T1 = salaire jusqu’à une fois le plafond annuel de la Sécurité sociale, T2 = salaire compris entre le plafond de la sécurité sociale et 8 fois ce plafond).

La complémentaire santé collective

La loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l'emploi (appelée loi ANI) impose à tout employeur du secteur privé de mettre en place une couverture complémentaire santé collective destinée à l’ensemble de ses collaborateurs. Les employeurs doivent notamment respecter les règles suivantes :

  • Mise en place par un acte juridique (accord collectif, référendum d’entreprise, DUE) ;
  • Garanties planchers (panier de soins minimal) ;
  • Caractère collectif et obligatoire (sauf cas de dispenses prévus par la loi ANI) ;
  • Prise en charge de 50% du montant de la cotisation par l’employeur.

Les contrats responsables respectent un cahier des charges encore plus stricts, et donnent droit à des avantages fiscaux :

  • Exonération de cotisations sociales pour la part des cotisations payées par l’employeur ;
  • Déductibilité de l’impôt sur le revenu pour la part des cotisations payées par le salarié.

Un risque prudhommal en cas de non-respect des obligations

Une entreprise qui décide de ne pas respecter les régimes obligatoires ou les conditions fixées par un accord collectif s’expose à un risque prudhommal en cas de litige avec un salarié. Les conséquences financières peuvent être particulièrement lourdes si la responsabilité de l’employeur est engagée.

Le versement des indemnités journalières

En vertu de la loi de mensualisation de 1978 (article L1226-1 du Code du travail), un employeur a l’obligation de compléter les prestations de la Sécurité sociale à compter du 8ème jour d’arrêt de travail, dès lors que le salarié a une année d’ancienneté dans l’entreprise. Les indemnités journalières doivent permettre d’offrir au collaborateur concerné :

  • Un revenu égal à 90% du salaire sur la première moitié de la durée de versement prévue ;
  • Puis un revenu égal à 66,66% du salaire sur la seconde moitié de la durée de versement prévue.

Le montant du maintien de salaire est dégressif et a une durée limitée.

La durée de maintien du salaire augmente par tranche de 5 ans d’ancienneté :

  • Durée minimale, de 1 à 5 ans d’ancienneté : 60 jours (30 jours à 90%, puis 30 jours à 66,66%) ;
  • Durée maximale, à partir de 31 ans d’ancienneté : 180 jours (90 jours à 90%, puis 90 jours à 66,66%).

Des dispositions conventionnelles peuvent être largement plus favorables en termes de durée de maintien ou de pourcentage de salaire maintenu.

Découvrez à ce propose notre dossier consacré aux indemnités journalières.

La portabilité des droits

En cas de cessation du contrat de travail (sauf faute lourde), les salariés qui sont couverts par une prévoyance continuent de bénéficier de ces couvertures pendant une durée limitée et à titre gratuit s’ils sont pris en charge par l’assurance chômage.

La portabilité de la prévoyance permet de garantir aux salariés perdant leur emploi, de conserver pour une durée limitée et sous conditions des garanties collectives contre les risques de la vie :

  • Durée équivalente au contrat de travail (ou aux derniers contrats successifs chez le même employeur) ;
  • Portabilité valable pour les anciens salariés pris en charge par l’assurance chômage ;
  • Durée maximale de 12 mois.

Depuis le 1er juin 2015, l’employeur doit mentionner la portabilité de la prévoyance dans le certificat de travail remis au salarié (si un contrat est mis en place).

7. Quel type de contrat collectif privilégier ?

Lorsque votre convention collective vous impose la souscription d’un contrat de prévoyance, vous devez respecter a minima le cahier des charges qu’elle prévoit. Néanmoins, rien ne vous empêche de venir améliorer le dispositif.

Si aucune disposition n’est prévue en prévoyance dans votre convention collective, il vous appartient de définir les caractéristiques du contrat avec votre conseiller en protection sociale.

  • Catégorie(s) de salariés affiliés à la/aux couverture(s) ;
  • Conditions éventuelles de prise en charge des ayants droit ;
  • Modalités et conditions tarifaires ;
  • Part employeur / part salariale ;
  • Mode de calcul des prestations et conditions d’ouverture des droits ;
  • Eventuels délais de carence, de résiliation et/ou de dénonciation ;
  • Modalités de revalorisation des prestations ;
  • Modalités selon lesquelles l’organisme de prévoyance peut maintenir la couverture à titre individuel aux salariés en cas de départ à la retraite ou de chômage ;
  • Critères de choix de l’organisme assureur ;
  • Périodicité de révision de l’accord et du contrat qui en résulte.

Aucun salarié ne peut être exclu du contrat pour des raisons médicales.  Il est cependant possible qu’un assureur vous demande des compléments médicaux pour tarifer le risque.

Changement de couverture et loi Evin (1989)

En cas de changement de couverture, la loi Evin de 1989, définit le sort des prestations en cours de services : l’assureur en place a pour obligation de conserver la couverture des sinistres en cours au jour de la résiliation. En revanche, il vous appartient de vous assurer du sort de la revalorisation du montant de ces prestations.

Nous vous conseillons de ne pas attendre qu’un sinistre survienne pour souscrire un contrat de prévoyance et vous invitons à prendre vos dispositions dès que possible pour protéger vos salariés.

8. Quelles garanties de prévoyance choisir ?

Plusieurs mécanismes de prévoyance peuvent renforcer la protection sociale de vos collaborateurs et d’éventuels ayants droit. Un employeur peut notamment proposer :

  • Une garantie Incapacité Temporaire, l'Invalidité ou Incapacité permanente ;
  • Une garantie Décès/Invalidité Absolue Définitive (IAD) ;
  • Le versement de rentes aux ayants droit.

Garantie Incapacité Temporaire, l'Invalidité ou Incapacité permanente

Elles permettent aux salariés de percevoir en plus des prestations de la Sécurité sociale, un complément exprimé en pourcentage du salaire de référence. En général, le salaire servant de base de calcul correspond aux 12 derniers mois de salaire brut. Les rémunérations variables sont prises en compte.

Vos salariés sont ainsi couverts en cas de maladie, accident, ou invalidité (totale ou partielle) et peuvent préserver leur niveau de vie.

Il vous appartient de définir le niveau de garantie et le seuil d’intervention à partir duquel l’assureur devra commencer à verser le complément (franchise qui peut varier selon les contrats).

Nous vous invitons à consulter notre dossier sur la différence entre invalidité et incapacité.

Garantie Décès/Invalidité Absolue Définitive (IAD)

Elle permet le versement d’un capital au(x) bénéficiaire(s) du contrat en cas de décès ou d’invalidité, ou si l’assuré se retrouve en situation de perte totale et irréversible d’autonomie (versement du capital par anticipation dans ce cas).

Elle est déterminée en fonction de la rémunération de l’assuré et peut être majorée selon la situation familiale.

Vous pouvez compléter cette garantie par des options facultatives telles que : doublement accident, la garantie double effet (si le conjoint survivant décède également), allocations obsèques etc...

Le versement de rentes

La rente de conjoint : une rente est versée au conjoint du salarié. Le versement de la rente peut être temporaire (avec une limite d’âge déterminée) ou viagère (à vie).

La rente éducation : Elle permet le versement d’un revenu aux enfants à la charge du salarié au moment de son décès. Le montant versé, en fonction du revenu du salaire de l’assuré, peut être linéaire (identique pendant toute la durée du versement) ou progressif (progresse selon l’âge de l’enfant). Cette rente est principalement versée jusqu’à la majorité des enfants, mais peut être poursuivie jusqu’à un âge plus avancé, en fonction des études.

Nous vous conseillons, au-delà des garanties prévues au contrat, d’être attentif aux services inclus tels que l’assistance, la garantie exonération des cotisations, ou les services digitaux associés (DSN, portail extranet etc…).

9. Quel environnement social ?

Les contributions de l’employeur peuvent être exonérées de charges sociales, dans la limite par an et par salarié de :

  • 6% du Plafond Annuel de la Sécurité sociale (PASS) ;
  • et 1,5% de la rémunération annuelle brute du salarié.

La limite du total de ces contributions exonérées ne peut pas dépasser 12% du plafond annuel de la Sécurité sociale.

Les contributions patronales sont assujetties au forfait social à un taux préférentiel de 8% (exonération pour les entreprises employant moins de 11 salariés), à la CSG et à la CRDS dès le 1er euro.

10. Comment mettre en place un contrat de prévoyance collective ?

Découvrez toutes les étapes à suivre pour la mise en place d’un contrat de prévoyance collective :

Étape Que faire : 
Étape préparatoire

1.     S’informer des prestations prévues par la Sécurité sociale

2.     Vérifier les obligations légales et conventionnelles

3.     Identifier les besoins et attentes des salariés

Définir le contrat de prévoyance

1.     Choisir le type de garanties

2.     Définir le niveau de garanties

3.     Identifier les bénéficiaires

4.     Arrêter le mode de financement

Choisir l’organisme assureur

1.     Identifier les organismes assureurs potentiels : société mutualiste, institution de prévoyance, société d’assurance

2.     Lancer un appel d’offres

Souscrire le contrat de prévoyance

Conclure le contrat de prévoyance collectif :

1.     Rédaction de l’acte juridique

2.     Remise des documents d’information aux salariés

Quelle prévoyance collective dans votre entreprise ?

Ces 10 points vous permettent de prendre conscience des enjeux autour de la mise en place d’un contrat prévoyance dans votre entreprise.

N’hésitez pas à faire le point sur ce qui est déjà en place dans votre entreprise et à sonder vos collaborateurs pour identifier leurs besoins au sujet de la prévoyance. Les experts d’AÉSIO Mutuelle vous accompagnent à chaque étape de votre projet.

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